タスク管理に何年も悩んだ私が、ようやくたどり着いたシンプルな結論
何度も挫折した“理想のタスク管理”
タスク管理、みなさんはうまくいっていますか？
私は、タスク管理こそ仕事と暮らしを整える鍵だと思って、いろんなツールを使って試行錯誤してきました。
でも、どれも続かない。気づけばタスクは溜まる一方で、リストを見ることすら嫌になっていました。
わざわざリマインダー設定までしているのに、それすら無視です。
そんな私が、ようやくたどり着いたのは「タスクは溜めず（記録メモなど）に、即カレンダーに入れる」という超シンプルな方法でした。
この「即カレンダーに入れる！」がやると決めたことをやり抜く上で絶対に重要でした。
さて、40歳にして、ここまでどのようにもがいてきたのかを一度振り返らせてください。
試してきたこと①｜Notionで完璧なタスクリストを作る
最初はNotion。（※Notionとは？はこちら）
プロジェクトごとに表を作り、タスクを一覧で管理していました。期日も入力して、進捗状況も管理。
「これならいける！」と思っていたのですが…。
そうです。Notionをうまく活用していた人に憧れまくってました。
わたしもiPad miniを持っていますが、それを常にPCの横において、涼しい顔をして、おしゃれな画面を表示して、タスクをこなしたかったです。
でも、残念ながら、どんなにおしゃれや機能的にしても、全然無理でした。
タスクが増えるにつれて、表が壮大になりすぎて、逆に見なくなってしまう。
「管理のための管理」になってしまって、結局、何も進まなくなるというジレンマに陥りました。
試してきたこと②｜手軽な入力を追求したメモアプリ・リマインダー
次に使ったのはiPhoneのメモアプリやリマインダー。
iPhoneにデフォルトで入っているアプリならうまくいくだろう！となめておりました。
いかに簡単にアクセスできるか、タスクを見落とさないか、常に気づける状態を作るかなど考えてやっていたことが以下です。
- iPhoneのウィジェット機能でメモをすぐ開けるようにする
- チェックボックス付きでタスク管理する
- リマインダーで通知が届くように設定する
など、手軽に使えるように工夫しました。
でも、やっぱり「タスクが溜まる→見るのが嫌になる」というサイクルに。
通知も無視するようになってしまいました。
Notion同様、失敗する理由はタスクが溜まるのを見るのが嫌になり、次第に無視し出す。ということでした。
正直、ここに書いていること以外もアプリやノート、色々試しましたが、結果は残念ながらうまく続きませんでした。
行き着いた答え｜タスクは“溜めずに時間に変換する”
いろいろ試した末に気づいたのは、
「タスクって、どこかに“溜める”から回らなくなる」ということ。
メモなどに溜めたタスクをカレンダーに移動するためには時間が必要。
だったら、タスクが発生した瞬間に、
Googleカレンダーに“やる時間”として予定ブロックすることにしました。
こんなの当たり前じゃないか！と思う方はスルーしてください。笑
私は長年、なぜかタスクが降ってくる度に、メモ帳やiPhoneメモ or アプリなどに一時保存をするように溜めてしまっていたのです。
正直、後で見返して、精査して、カレンダーに入力！なんて、そもそも私のズボラな性格的には絶対にしないのに、なぜか自分に期待をしてしまっていたのです。
カレンダー運用の工夫｜時間ブロックすることで「見える化」できる
📌 実際にやっていること
- まず最初に、この1週間で「やる」と決めたことを優先してスケジュールをブロックする
- 依頼を受けたら、優先事項に関連するものなのかどうか考え、すぐにカレンダーに必要な時間を確保（ブロック）することが重要
- 私の作業が止まることでチームメンバーの作業も止まってしまう場合は、先にそのタスクを優先して対応し、メンバーがスムーズに動けるようする
- 時間が足りない場合は、別の日にスケジュールを移す or 他の人に依頼するなど、「どうすれば実行できるか」を考えながら調整
たとえば私の場合、共催セミナーのパートナー企業とのやり取りのように、過去からの関係性があり「私にしかできない」コミュニケーションは自分で担当します。
一方で、画像作成などの作業は、スキルのあるメンバーに依頼するようにしています。
カレンダーに入れるだけで、「これは私がやるべき？依頼すべき？」という判断がクリアになります。
図でもわかりますが、私の予定は今週やると決めたこと（OKRと記載あるもの）で予定がほぼお腹いっぱいなのです。これは、「やると決めたこと」すなわち、私やチームで設定した目標を達成するために必要なタスクなので、この予定の枠を割り込んでまで入り込む余地はほぼありません。
ですので、突発的に現れたタスクは、目標達成に関連する内容以外は、小さく空いている隙間に入るものしか対応できないのです。
↓の画像はAIに描いてもらいましたが、まさにこんな感じで小さな席に大きな人は座れませんよね。大きな人は、先に座らなければならないのです。（割り込み男性のイラストが大きくなりすぎましたが、わかりやすくするためです、許してください）
優先順位の考え方｜“大きな石”を先に入れる
色々話しましたが、要はスティーブン・R・コヴィー著書『7つの習慣』で言われている、「コップにまず大きな石を入れる」理論を実践しています。
📙7つの習慣が気になる方は以下を参考にしてください。
“第三の習慣：重要事項を優先する（最優先事項を優先する）
重要事項を優先する方法 ～大きな石を入れる〜”
🔗詳しくはこちら
私が意識している優先順位のルール：
- 第2領域（重要だけど緊急じゃない）を最優先に
- チーム目標と結びついているタスクを軸に判断
- 自分がやるべきタスクかどうかを即判断（やる・依頼する）
週のはじめに、「今週やるべき大きなこと」を先にカレンダーにブロックし、
細かい作業（経費精算、メール返信など）は、すき間時間に埋め込んでいます。
プライベートタスクの管理法｜Craftアプリで“その日だけ”見る
仕事以外のタスクの場合は、私の場合、やりたいこと・やるべきことが色々頭の中で渋滞していて、整理ができていないことがほとんどです。
なので、そんな時はもやもやしていることを、思う存分「Craft」というメモアプリを使ってまず書き出しています。Craftには「デイリーノート」がカレンダーの日毎に設置されているので、その日を選択すれば、すぐにスタートできます。
本当に殴り書きのように、思いついたことをそのままツラツラと書きます。またデジタルの良いところは、「字が汚い」が頭をよぎらないのも個人的には快適なアウトプット時間を過ごせます。
書き出すことで「やりたいこと」「やるべきこと」「もやもやしているだけで、やらなくてよいこと」などが見えてきます。
この中から今日のTODO（タスク）を優先事項を決めて、タスクとして書き出します。
- 朝、Craftアプリの“デイリーノート”にモヤモヤを書き出す
- 頭の中から“出す”ことで疲労感を減らす
- 今日やることだけを「その日のTODO（タスク）」に記載
Craftは、シンプルで柔軟なタスク機能がカレンダーの日毎で入力できるので、買い物リストなどもそのままチェックボックス付きで管理できるのもGOOD！
また、残タスクはカレンダーのトップに常にあるので、チェックし忘れなども確認できます。設定せずにこの機能がデフォルトであるのはすごく嬉しい！
休みの日は時間に追われたくないので、タスクに落とし込んだ後は、午前と午後のブロックにタスクたちを割り振っているレベルで実行しています。優先事項が下がったものはそのままやらないこともありますが、所詮はその程度のタスクだったということで、知らぬふりをしています🥺！
振り返りと「将来タスク」の扱い方
すぐにやらないけど気になることは、「週次レビューのシート」にだけ書いておく。
毎週の振り返りの時にだけ確認するようにしています。
「やらないといけない気がする」けど、
時間が経ったら不要になるタスクって意外と多いんですよね。
忘れず、でも溜めずに扱うには、これがベストでした。
他にもいい方法を見つけましたら、また記事を更新しますね！
今日から試せるヒント
- タスクを思いついたら、即カレンダーに“時間”として入れてみる
- 予定ブロックで「いつやるか」を決めるだけで、ぐっと行動しやすくなります。
- 予定ブロックで「いつやるか」を決めるだけで、ぐっと行動しやすくなります。
- 「このタスク、本当に自分がやるべき？」と自問してみる
- 他の人に依頼できるなら、勇気を持って任せてみるのも◎。
- 他の人に依頼できるなら、勇気を持って任せてみるのも◎。
- 今週の“やるべき大きなこと”をカレンダーに先に入れておく
- 大きな石を先に入れる習慣で、日々の混乱が減ります。
- 大きな石を先に入れる習慣で、日々の混乱が減ります。
- 今日やるタスクを“1つだけ”カレンダーに入れて終えてみる
- 成功体験が次のアクションにつながります。
- 成功体験が次のアクションにつながります。
- 気になるけど今すぐやらないことは“週次レビュー用メモ”に書く
- 溜めずに忘れずに。これだけで安心感が生まれます。
- 溜めずに忘れずに。これだけで安心感が生まれます。
- 【休日編】朝イチにCraftなどのメモアプリで、頭の中を“全部書き出す”
- やること・やらなくていいことが整理でき、気持ちもすっきり。
タスク管理に正解はありませんが、「自分に合うかどうか」は試してみないとわからないもの。
私自身、何度も挫折を繰り返しながら、ようやく“時間で管理する”というシンプルな方法にたどり着きました。
大切なのは、タスクに追われるのではなく、自分の意思で時間をデザインすること。
その第一歩として、今日のタスクをひとつ、カレンダーに入れてみませんか？
あなたの毎日が、少しでも軽やかに整っていきますように。
